Spazio eventi, la checklist per scegliere la giusta location milanese

Milano

Se dovete organizzare un evento all’interno del capoluogo lombardo, la scelta della giusta Milano location
non potrà che costituire la priorità nella vostra strategia organizzativa. D’altronde, è noto che la scelta di
una sede di un evento sia una delle scelte più importanti che dovrete fare nel processo di pianificazione e…
proprio per questo motivo abbiamo voluto riassumere una serie di spunti all’interno di una checklist di
pratico utilizzo. Ma come iniziare?

In primo luogo, è bene chiarire chi sia il proprio target di riferimento e qual sia la dimensione della lista
degli ospiti. Prima di creare una breve lista dei luoghi che potrebbero ospitare il proprio evento, è bene
insomma capire chi parteciperà e quante persone inviterete. Assicuratevi dunque che la sede sia in grado di
accogliere la lista degli invitati e che sia adatta all’ampiezza del pubblico. Di fatti, se il luogo dell'evento è
troppo grande, creerete una sensazione di “vuoto” e di scarsa partecipazione. Inoltre, se il vostro evento è
solo su invito, richiedete sempre ai vostri partecipanti una conferma, tenendo comunque presente che
molte persone non rispondono, e che potrebbe essere il caso di fare una telefonata.
Il secondo punto della checklist dovrebbe orientarvi a soddisfare il vostro target di riferimento. Conoscere
le caratteristiche demografiche del vostro pubblico è di vitale importanza per la selezione del luogo
dell'evento. Analizzate (o ipotizzate) gusti e antipatie, a cosa sono abituati e a cosa non sono abituati, e così
via. Per esempio, se il vostro pubblico è un gruppo di amministratori delegati di alto profilo, la sede non
potrà che riflettere le loro esigenze.

Ricordate poi che la selezione di un luogo in prossimità della sede di lavoro dei vostri ospiti può spesso
incidere sul numero di persone che parteciperanno all’evento. Tenete altresì d'occhio il tempo e regolate di
conseguenza le vostre esigenze. Ad esempio, se state organizzando un evento e si suppone che piova,
bisognerà mettere a disposizione sale interne o, quanto meno, ombrelloni o tende per gli eventi all'aperto.
Ulteriormente, prima di decidere di noleggiare una location per il proprio evento, è opportuno chiedere alla
società di gestione dello spazio un elenco degli eventi che hanno pianificato, le immagini di quegli eventi e
le referenze, al fine di accertarsi della qualità degli stessi. Potreste altresì anche voler parlare con alcuni dei
membri dello staff, in modo da sapere che esperienza hanno e quanto sono accomodanti e amichevoli nei
confronti degli ospiti.

Soffermatevi poi sul domandare quali servizi sono offerti. Ci sono degli abbellimenti floreali? C’è un
parcheggio proprio, gratuito, o si può comunque trovare nelle vicinanze? C’è personale che si può dedicare
alla sicurezza? Le regole per la tutela degli ospiti sono tutte ben chiare? Il locale ha estintori, allarmi
antincendio funzionanti, kit di pronto soccorso e alimentazione energetica di riserva? Quali sono e dove si
trovano le uscite di emergenza? Cercate di badare a tutto il possibile, e non abbiate timore di domandare la
disponibilità di servizi aggiuntivi come catering, servizi audiovisivi, allestimento e illuminazione,
arredamento per la produzione di eventi, biglietteria, trasporti e visite guidate per gli ospiti.

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