Me lo ha posto con chiarezza l’amministratrice, la geom. Bozzola, aggiungendo: “Quando un condomino chiede copia degli estratti conto del condominio, come ci si comporta senza inciampare nella privacy?”
L’ amministratrice Bozzola sottolinea che la questione è ordinaria solo in apparenza, perché sotto la superficie si agitano dubbi ricorrenti: “Posso dare tutto, devo oscurare i nomi, è sufficiente il rendiconto, serve una delibera, gli ex condomini quanto possono vedere?”
Provo a rimettere i tasselli al loro posto, con l’occhio di chi da molti anni assiste condomìni e amministratori.
Il diritto del singolo condomino a visionare ed ottenere copia della rendicontazione periodica esiste ed è previsto dalla legge. L’articolo 1129, comma 7, c.c. impone il conto corrente dedicato intestato al condominio e riconosce l’accesso alla rendicontazione, che comprende pure gli estratti conto; l’articolo 1130-bis c.c. consente la visione e l’estrazione di copia dei giustificativi e pretende che la documentazione sia conservata per dieci anni.
La disciplina privacy non è un freno al citato controllo, ne definisce il perimetro e le cautele. Il principio di minimizzazione, che tanti invocano come scudo, non autorizza a “truccare” un estratto bancario, ma orienta a consegnare solo ciò che è necessario, alla persona legittimata, per il periodo pertinente, con modalità sicure. È il perimetro a essere ridotto, non il contenuto dei documenti.
Dunque l’idea di oscurare nominativi o causali per sentirsi al riparo è fuorviante, rileva la geom. Bozzola.
Sì, perchè l’estratto conto è un atto contabile unitario e, per sua natura, probatorio. Alterarlo con cancellazioni od omissis lo depotenzia e tradisce la finalità di controllo che la legge riconosce al condomino. Per contro, la tutela della riservatezza si realizza evitando la diffusione indiscriminata: niente bacheche, niente inoltri a mailing list generaliste, niente condivisioni con chi non ha titolo. Si lavora su consegne individuali e tracciate, con accessi riservati in studio o con cartelle digitali protette. Non serve alcuna delibera assembleare per autorizzare l’accesso, perché il diritto è individuale e si esercita direttamente verso l’amministratore, che resta responsabile della corretta gestione del flusso documentale.
Rimane spesso in ombra la posizione dell’ex condomino. Quest’ultimo ha diritto di vedere ed ottenere copia limitatamente all’arco temporale in cui ha partecipato al condominio o a quanto strettamente necessario per verificare spese e riparti che lo riguardino, nulla di più.
I costi restano quelli vivi di riproduzione e di invio sicuro. La responsabilità dell’amministratore è nel metodo: informare correttamente, consegnare a chi ha titolo, custodire, registrare. La trasparenza così intesa non espone, protegge.
È lo stesso bilanciamento che le più recenti indicazioni del Garante per la Protezione dei Dati Personali richiamano sul piano organizzativo: chiarezza di ruoli tra condominio, amministratore e fornitori, misure adeguate di sicurezza, niente diffusioni superflue, decisioni tracciate.
Se dovessi riassumere per chi affronta, come la geom. Bozzola, questa domanda con cadenza quasi quotidiana, direi che la chiave sta nel distinguere il cosa, dal come. Il cosa è semplice: il condomino ha diritto di vedere ed ottenere copia degli estratti conto del conto condominiale. Il come è tecnico: si delimita il periodo, si consegna integralmente senza oscuramenti alla sola persona legittimata, si documenta ogni passaggio, si evitano diffusioni. È qui che si misura la professionalità dell’amministrazione e la serenità del condominio.
In conclusione, il conto è comune, la trasparenza è un dovere, la riservatezza è il metodo.
Avv. Simona Maruccio
Giornalista pubblicista, opera da molti anni nel settore della compliance aziendale, del marketing e della comunicazione.